SOALAN LAZIM | PEJABAT NAIB CANSELOR
» SOALAN LAZIM

SOALAN LAZIM
SISTEM PERMOHONAN KE LUAR NEGARA
1
Perlukah saya mengisi borang permohonan ke luar Negara sebelum saya membuat perjalanan ke luar Negara?

Ya, anda perlu mengisi permohonan secara atas talian ke dalam Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) melalui laman web www.spln.upm.edu.my bagi staf berstatus tetap dan kontrak manakala staf berstatus sambilan perlu mengemukakan permohonan melalui Borang Permohonan Ke Luar Negara (SOK/KEW/BR035/BYR) sebelum anda ke luar Negara sama ada untuk urusan rasmi atau pun tidak rasmi bagi tujuan proses kelulusan Naib Canselor. Bagi perjalanan secara berkumpulan, setiap ahli kumpulan juga perlu mengemukakan permohonan masing-masing

2
Saya merupakan seorang pelajar, perlukah saya mengisi borang permohonan sekiranya saya mahu ke luar negara?

Tidak perlu. Hanya mereka yang dikategorikan sebagai staf oleh UPM sahaja yang perlu mengisi borang tersebut sekiranya ingin membuat perjalanan ke luar negara. Walaubagaimanapun, urusan yang melibatkan pelajar perlulah dimajukan kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UPM untuk tindakan selanjutnya.

3
Bilakah permohonan SPLN perlu dikemukakan?

Pemohon perlu mengemukakan permohonan ke luar negara selewat-lewatnya 14 hari daripada tarikh perjalanan dibuat. Sebarang kelewatan permohonan perlu mengemukakan justifikasi kelewatan permohonan seperti yang diminta di dalam sistem SPLN. Permohonan yang dikemukakan tidak perlu dicetak dan dihantar ke Pejabat Naib Canselor untuk mendapatkan kelulusan. Walaubagaimanapun, pemohon mungkin perlu mencetak permohonan tersebut selepas mendapat kelulusan Naib Canselor sekiranya diperlukan bagi urusan perlindungan insurans, tuntutan perjalanan atau apa-apa keperluan yang berkaitan.

4
Bilakah saya boleh memohon kemudahan insurans kesihatan bagi tujuan perjalanan ke luar negara?

Kemudahan perlindungan insurans kesihatan bagi perjalanan bukan rasmi boleh dibuat selepas mendapatkan kelulusan oleh Naib Canselor melalui bahagian pentadbiran PTJ masing-masing. Walaubagaimanapun, kemudahan tersebut adalah tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut;

  • Pemohon yang layak merupakan staf UPM yang dilantik secara tetap, sementara dan kontrak.
  • Terhad kepada diri pemohon sahaja.
  • Terhad kepada sekali tahun dan tempoh ke luar negara tidak melebihi 30 hari mulai tarikh bertolak dari Malaysia.

    • 5
    Apakah dokumen yang diperlukan untuk dimuat naik ke dalam permohonan ke luar negara

    Bagi permohonan ke luar negara atas urusan rasmi, pemohon perlu memuat naik surat/dokumen (dalam format PDF) yang lengkap berkaitan dengan perjalanan yang akan dibuat. Antaranya ialah;

  • Surat jemputan
  • Surat kelulusan peruntukan atau surat tajaan sekiranya perjalanan tersebut ditaja oleh pihak luar UPM.

    • 6
    Berapa lama tempoh masa yang diambil untuk mendapatkan kelulusan Naib Canselor bagi permohonan yang telah dibuat?

    Tempoh masa yang diambil untuk mendapatkan kelulusan Naib Canselor adalah dalam tempoh 14 hari daripada tarikh penghantaran permohonan yang lengkap oleh pemohon. Ini akan merangkumi tempoh masa yang telah ditetapkan kepada urusetia SPLN untuk semakan, zon kewangan untuk pengesahan peruntukan (jika berkaitan), Ketua PTJ untuk sokongan permohonan sebelum ke peringkat kelulusan Naib Canselor.

    7
    Bagaimanakah cara untuk saya membuat tuntutan perbelanjaan bagi urusan rasmi seperti yang dipohon dan telah diluluskan?

    Bagi perjalanan rasmi yang menggunakan peruntukan dalam UPM, boleh membuat tuntutan perbelanjaan di zon kewangan PTJ masing-masing dalam tempoh 3 bulan selepas perjalanan dan setelah permohonan yang dikemukakan mendapat kelulusan daripada Naib Canselor.

    8
    Apakah implikasi yang akan berlaku sekiranya permohonan ke luar negara tidak diisi?

    Perjalanan yang telah dibuat sebelum mengemukakan permohonan ATAU sebelum mendapatkan kelulusan Naib Canselor adalah dibawah tanggungjawab pemohon.  Pemohon perlu menanggung risiko di atas perjalanan yang telah dibuat. Pihak UPM tidak akan bertanggungjawab sekiranya apa-apa berlaku kepada pemohon sewaktu berada di luar negara. Pemohon yang ingkar boleh disifatkan telah melanggar arahan Universiti dan segala tuntutan tidak akan dibayar oleh pihak Bursar.

    9
    Perlukah saya menghantar laporan sekiranya saya ke luar negara atas urusan rasmi?

    Pemohon wajib menghantar laporan perjalanan sekiranya perjalanan tersebut merupakan perjalanan tugas rasmi serta menggunakan peruntukan Perjalanan ke Luar Negara Universiti (13064DO). Laporan berkenaan perlu dihantar ke Bahagian Pentadbiran Pejabat Naib Canselor dalam tempoh 14 hari dari tarikh pulang ke tanah air. Manakala, bagi pemohon yang menggunakan peruntukan rasmi Universiti selain dari peruntukan Perjalanan ke Luar Negara Universiti (13064DO), sila rujuk kepada pihak/jawatankuasa yang memberi kelulusan peruntukan berkenaan tentang keperluan dalam mengemukakan laporan.

    Kemaskini:: 17/10/2014 [fahezah_nor]

    PEJABAT NAIB CANSELOR
    Universiti Putra Malaysia
    43400 UPM Serdang
    Selangor Darul Ehsan
    +603 9769 6001
    +603 9769 2016
    kb_pnc@upm.my
    B1566057347