Selanjutnya | PEJABAT NAIB CANSELOR
» PERKHIDMATAN » PERMOHONAN KE LUAR NEGARA » Selanjutnya

Selanjutnya

 

 GARIS PANDUAN PERMOHONAN KE LUAR NEGARA (SPLN)

  1. Semua staf UPM adalah wajib mengemukakan permohonan ke luar negara secara persendirian jika berhasrat untuk ke luar negara samada urusan tersebut adalah secara rasmi atau bukan rasmi/peribadi. Bagi perjalanan secara berkumpulan, setiap ahli kumpulan juga perlu mengemukakan permohonan masing-masing.

  2. Bagi yang berstatus pelajar UPM tidak perlu mengemukakan permohonan ke luar negara melalui SPLN. Walau bagaimanapun, urusan yang melibatkan pelajar perlulah dimajukan kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UPM untuk kelulusan selanjutnya.

  3. Pemohon perlu mengemukakan permohonan ke luar negara selewat-lewatnya 7 hari bekerja (bagi TIDAK RASMI) dan 6 minggu (bagi RASMI) daripada tarikh perjalanan dibuat. Sebarang kelewatan permohonan perlu mengemukakan justifikasi kelewatan permohonan seperti yang diminta di dalam sistem SPLN (http://bursar1.upm.edu.my/spln/). Permohonan yang dikemukakan tidak perlu dicetak dan dihantar ke Pejabat Naib Canselor untuk mendapatkan kelulusan. Walaubagaimanapun, pemohon mungkin perlu mencetak permohonan tersebut selepas mendapat kelulusan Naib Canselor/ Ketua Setiausaha (KSU) sekiranya diperlukan bagi urusan perlindungan insurans, tuntutan perjalanan, elaun baju panas atau apa-apa keperluan yang berkaitan.

  4. Pemohon perlu memastikan maklumat perjalanan yang akan dibuat adalah lengkap sebelum dihantar untuk mendapatkan kelulusan. Adalah diingatkan, perjalanan yang menggunakan mana-mana peruntukan dalam UPM perlu mendapatkan kelulusan peruntukan tersebut terlebih dahulu sebelum mengemukakan permohonan perjalanan bagi mengelakkan perjalanan yang akan dibuat tidak mendatangkan masalah kepada pemohon dan Universiti. Segala tuntutan juga tidak akan dibayar oleh Bendahari.

  5. Bagi perjalanan RASMI permohonan akan dibawa ke peringkat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT), setelah mendapat sokongan daripada Naib Canselor. Urusan ini akan dibuat oleh urus setia hanya bagi permohonan yang cukup tempohnya (6 minggu daripada tarikh perjalanan dibuat).

  6. Perjalanan yang telah dibuat sebelum mengemukakan permohonan ATAU sebelum mendapatkan kelulusan Naib Canselor (TIDAK RASMI) atau kelulusan Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) (RASMI), adalah dibawah tanggungjawab pemohon. Pemohon perlu menanggung risiko di atas perjalanan yang telah dibuat. Pihak UPM tidak akan bertanggungjawab sekiranya apa-apa berlaku kepada pemohon sewaktu berada di luar negara. Pemohon yang ingkar boleh disifatkan telah melanggar arahan Universiti.

  7. Pemohon diberi kelonggaran untuk mengemukakan permohonan ke luar negara sehingga 3 buah negara jika tempoh perjalanan ke negara yang seterusnya bersambung dengan perjalanan sebelumnya. Tetapi adalah diingatkan perjalanan yang melibatkan urusan rasmi dan bukan rasmi perlu dimohon secara berasingan.

  8. Pihak urusetia akan menyemak setiap permohonan yang dikemukakan oleh pemohon, sekiranya didapati permohonan yang dikemukakan tidak lengkap, permohonan tersebut akan dipulangkan kembali kepada pemohon untuk dibuat pembetulan. Hanya permohonan yang lengkap sahaja yang akan di terima untuk diproses dan diluluskan.

  9. Jika permohonan yang dikemukakan melibatkan peruntukan kewangan dalam UPM (termasuk Geran Penyelidikan, Akaun Tabung Amanah, Jawatankuasa Seminar/Konferensi/Woksyop dan lain-lain peruntukan rasmi Universiti), pihak zon kewangan PTJ yang terlibat akan mengesahkan peruntukan tersebut sebelum dihantar ke Ketua PTJ untuk proses selanjutnya. Sekira didapati peruntukan yang dikemukakan dalam permohonan tersebut bermasalah/tidak lengkap/peruntukan tidak mencukupi, zon yang terlibat berhak untuk tidak mengesahkan permohonan tersebut dan dipulangkan semula kepada pemohon untuk pembetulan. Bagi permohonan yang tidak melibatkan manamana kos peruntukan dalaman universiti (mendapat tajaan atau kos ditanggung sendiri), permohonan tersebut akan terus kepada Ketua PTJ untuk proses sokongan permohonan.

  10. Tempoh masa yang diambil untuk mendapatkan kelulusan daripada tarikh penghantaran permohonan yang lengkap oleh pemohon adalah; 
    1. 7 hari bekerja untuk TIDAK RASMI
    2. 6 minggu untuk RASMI

Ini akan merangkumi tempoh masa yang telah ditetapkan kepada urusetia SPLN untuk semakan, zon kewangan untuk pengesahan peruntukan (jika berkaitan), Ketua PTJ untuk sokongan permohonan sebelum ke peringkat perakuan/kelulusan Naib Canselor.

Manakala bagi permohonan RASMI merangkumi juga ke peringkat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT). Bermula 1 Mac 2017, pihak sekretariat akan memohon bagi pihak pemohon melalui sistem secara atas talian KPT (Sistem Permohonan Perjalanan ke Luar Negara- eOTR). Setelah permohonan dibuat ke KPT oleh sekretariat, notifikasi melalui email akan diterima oleh secretariat dan pemohon mengikut peringkat proses kelulusan;

- Permohonan telah diterima dan sedang disemak
- Permohonan telah disemak dan menunggu kelulusan
- Permohonan diluluskan/tidak diluluskan
- Permohonan telah dikuiri

  1. Pemohon wajib menghantar laporan perjalanan sekiranya perjalanan tersebut merupakan perjalanan tugas rasmi menggunakan peruntukan Perjalanan ke Luar Negara Universiti (Vot 13064DO sahaja). Laporan berkenaan perlu dimuatnaik ke sistem SPLN dalam tempoh 14 hari dari tarikh pulang ke tanah air. Manakala, bagi pemohon yang menggunakan peruntukan rasmi Universiti selain dari peruntukan Perjalanan ke Luar Negara Universiti (13064DO), sila rujuk kepada pihak/jawatankuasa yang memberi kelulusan peruntukan berkenaan tentang keperluan dalam mengemukakan laporan.

  2. Bagi permohonan ke luar negara atas urusan rasmi, pemohon perlu memuat naik surat/dokumen dalam format PDF yang lengkap (elakkan mengambil gambar menggunakan telefon) berkaitan dengan perjalanan yang akan dibuat. Antaranya ialah;
    1. Surat jemputan
    2. Surat kelulusan peruntukan
    3. Surat tajaan sekiranya perjalanan tersebut ditaja oleh pihak luar UPM.

  3. Sebarang makluman dan status permohonan yang dikemukakan akan dimaklumkan melalui emel pemohon.

  4. Kemudahan perlindungan insurans kesihatan bagi perjalanan bukan rasmi boleh dibuat selepas mendapatkan kelulusan oleh Naib Canselor melalui bahagian pentadbiran PTJ masing-masing. Walaubagaimanapun, kemudahan tersebut adalah tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut;
    1. Pemohon yang layak merupakan staf UPM yang dilantik secara tetap, sementara dan kontrak.
    2. Terhad kepada diri pemohon sahaja.
    3. Terhad kepada sekali tahun dan tempoh ke luar negara tidak melebihi 30 hari mulai tarikh bertolak dari Malaysia.

  5. Bagi perjalanan rasmi yang menggunakan peruntukan dalam UPM, boleh membuat tuntutan perbelanjaan di zon kewangan PTJ masing-masing setelah permohonan yang dikemukakan mendapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha (KSU) Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

 

Nota: Sistem Permohonan Perjalanan ke Luar Negara- eOTR oleh KPT buat masa ini hanya boleh diakses oleh sekretariat Universiti Awam (UA) sahaja.

 

 

 Dokumen Rujukan

1. Sistem Permohonan Ke Luar Negara

2. Slaid Taklimat Permohonan Ke Luar Negara (Rasmi dan Tidak Rasmi) Melalui Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) 

3. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia: Perbelajaan Bagi Perjalanan atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara (PB 2.4)

4. Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 2012 Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian

5. Pekeliling Kementerian Kewangan: Pematuhan Peraturan Perjalanan Atas Tugas Rasmi Ke Luar Negara Oleh Badan-Badan Berkanun Persekutuan Bertarikh 25 Januari 2017

6. Prosedur Pengurusan Permohonan Ke Luar Negara (UPM/OPR/PNC-BP/001)

 

Kemaskini:: 12/12/2018 [ahmadazlan]

PERKONGSIAN MEDIA

LIHAT JUGA
PEJABAT NAIB CANSELOR
Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
+603 9769 6001
+603 9769 2016
B1566190288