LAWATAN KERJA KE ARKIB NEGARA SEMPENA MINGGU KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN UPM 2019 | OFFICE OF VICE CHANCELLOR
» NEWS » LAWATAN KERJA KE ARKIB NEGARA SEMPENA MINGGU KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN UPM 2019

LAWATAN KERJA KE ARKIB NEGARA SEMPENA MINGGU KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN UPM 2019

Oleh: Nurainakmal Kamal Bahrin

 

SERDANG, 17 April 2019:  Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan telah menganjurkan lawatan kerja ke Arkib Negara sempena sambutan Minggu Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM 2019 yang bermula pada 13 April 2019 yang lepas.  Antara aktiviti yang dijadualkan adalah Lawatan Kerja ke Arkib Negara.  Lawatan ini bertujuan untuk mendapatkan pendedahan dan khidmat kepakaran Arkib Negara dalam pendigitalan bahan arkib di Seksyen Arkib Digital, Arkib Negara, Kuala Lumpur.  Seramai 20 pekerja yang terdiri daripada pelbagai Pusat Tanggungjawab antaranya ialah Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, Fakulti Kejuruteraan dan Fakulti Pertanian telah menyertai program ini. Seramai dua (2) orang wakil dari Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor yang turut serta dalam program lawatan ini iaitu Puan Nurainakmal Kamal Bahrin, Penolong Pendaftar Kanan juga selaku Pegawai Rekod Jabatan dan Puan Sarina Mad Suri, staf yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian rekod di Pejabat Naib Canselor. 

Antara objektif program lawatan ini adalah untuk:

  1. Meningkatkan kecekapan dan kesedaran pekerja UPM selaku penjawat awam mengenai pengurusan rekod dengan merujuk kepada penguatkuasaan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) bagi memastikan rekod di UPM amnya diuruskan secara sistematik dan kos efektif mengikut standard yang telah ditetapkan.
  2. Memastikan bahan arkib yang bernilai direkodkan dan diproses mengikut kepada piawaian dan standard yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara untuk dijadikan bahan rujukan dan warisan negara.
  3. Mewujudkan sistem pengurusan rekod melalui persekitaran teknologi maklumat dan komunikasi secara efisien dan efektif di UPM.

Pada awal kunjungan, peserta-peserta diberikan Taklimat Pengenalan Arkib dan juga lawatan ke Pameran Warisan, Arkib Eksklusif.

 

Taklimat Pengenalan Arkib di Auditorium Arkib, Arkib Negara

 

Lawatan ke Pameran Warisan Arkib Eksklusif

 

Para peserta telah diberikan taklimat berkenaan pendigitalan Bahan Arkib yang telah disampaikan oleh wakil Unit Pemeliharaan Digital, Seksyen Arkib Digital.  Input yang diperolehi oleh para peserta adalah berkenaan Apa Itu Archival Management System (AMS)? Aplikasi sistem ini digunapakai oleh Arkib Negara bagi memastikan semua dokumen dan bahan media dipelihara dan didigitalkan bagi kegunaan rujukan para penyelidik khususnya dan mengekalkan warisan negara yang bernilai amnya.  Sepanjang sesi taklimat tersebut, para peserta memberikan reaksi yang positif dalam melontarkan persoalan yang berkaitan dengan pengurusan rekod di UPM.  Selain itu, para peserta mendapat input berkenaan tatacara dan akta berkaitan pengurusan rekod termasuk pendigitalan dokumen yang perlu dipatuhi bagi mengekalkan bahan arkib tersebut.  Disamping itu, para peserta diberikan sedikit penerangan berkenaan sistem DDMS bagi tujuan klasifikasi fail dan rekod dokumen.


Taklimat Pendigitalan, Unit Pemeliharaan Digital, Seksyen Arkib Digital

 

Selain dari taklimat, para peserta dibawa ke Seksyen Konsultansi dan Latihan Arkib Negara Malaysia bagi melihat sendiri bagaimana proses pendigitalan dikendalikan oleh pegawai yang bertanggunjawab.  Sebanyak lapan (8) mesin pengimbas berteknologi tinggi digunakan untuk tujuan pendigitalan bahan-bahan arkib.  Disamping itu, peserta diingatkan untuk memastikan keselamatan sepanjang menjalankan tugas dalam pelupusan dan pendigitalan dokumen dengan memakai sarung tangan yang bersesuaian dan penutup tumudung (penutup mulut dan hidung) atau dikenali sebagai surgical mask/face mask.  Selain itu, para peserta dapat pelajari bahawa bilik fail atau bilik yang menyimpan dokumen perlulah berada dalam suhu dan pencahayaan yang sesuai bagi memelihara rekod tersebut.

 

Lawatan ke Seksyen Konsultansi dan Latihan Arkib Negara Malaysia

 

Proses Pendigitalan Surat dan Buku

 

Program lawatan tersebut berjalan selama 3 jam dan tamat pada jam 12.45 tengahari.  Lawatan kerja ini dapat memberikan banyak pengetahuan dan pendedahan bagi pengurusan rekod dan pendigitalan dan diharap peserta yang terlibat dapat mempraktikkan di PTJ masing-masing.

 

Date of Input: 30/04/2019 | Updated: 30/04/2019 | ahmadazlan

MEDIA SHARING

OFFICE OF VICE CHANCELLOR
Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
+603 9769 6001
+603 9769 2016
C1574406146