Semua staf UPM adalah wajib mengemukakan permohonan ke luar negara secara persendirian jika berhasrat untuk ke luar negara samada urusan tersebut adalah secara rasmi atau bukan rasmi/peribadi. Bagi perjalanan secara berkumpulan, setiap ahli kumpulan juga perlu mengemukakan permohonan masing-masing.