Oleh: Nurainakmal Kamal Bahrin
SERDANG, 17 April 2019: Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan telah menganjurkan lawatan kerja ke Arkib Negara sempena sambutan Minggu Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPM 2019 yang bermula pada 13 April 2019 yang lepas. Antara aktiviti yang dijadualkan adalah Lawatan Kerja ke Arkib Negara. Lawatan ini bertujuan untuk mendapatkan pendedahan dan khidmat kepakaran Arkib Negara dalam pendigitalan bahan arkib di Seksyen Arkib Digital, Arkib Negara, Kuala Lumpur. Seramai 20 pekerja yang terdiri daripada pelbagai Pusat Tanggungjawab antaranya ialah Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, Fakulti Kejuruteraan dan Fakulti Pertanian telah menyertai program ini. Seramai dua (2) orang wakil dari Bahagian Pentadbiran, Pejabat Naib Canselor yang turut serta dalam program lawatan ini iaitu Puan Nurainakmal Kamal Bahrin, Penolong Pendaftar Kanan juga selaku Pegawai Rekod Jabatan dan Puan Sarina Mad Suri, staf yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian rekod di Pejabat Naib Canselor.
Antara objektif program lawatan ini adalah untuk:
Pada awal kunjungan, peserta-peserta diberikan Taklimat Pengenalan Arkib dan juga lawatan ke Pameran Warisan, Arkib Eksklusif.
Taklimat Pengenalan Arkib di Auditorium Arkib, Arkib Negara
Lawatan ke Pameran Warisan Arkib Eksklusif
Para peserta telah diberikan taklimat berkenaan pendigitalan Bahan Arkib yang telah disampaikan oleh wakil Unit Pemeliharaan Digital, Seksyen Arkib Digital. Input yang diperolehi oleh para peserta adalah berkenaan Apa Itu Archival Management System (AMS)? Aplikasi sistem ini digunapakai oleh Arkib Negara bagi memastikan semua dokumen dan bahan media dipelihara dan didigitalkan bagi kegunaan rujukan para penyelidik khususnya dan mengekalkan warisan negara yang bernilai amnya. Sepanjang sesi taklimat tersebut, para peserta memberikan reaksi yang positif dalam melontarkan persoalan yang berkaitan dengan pengurusan rekod di UPM. Selain itu, para peserta mendapat input berkenaan tatacara dan akta berkaitan pengurusan rekod termasuk pendigitalan dokumen yang perlu dipatuhi bagi mengekalkan bahan arkib tersebut. Disamping itu, para peserta diberikan sedikit penerangan berkenaan sistem DDMS bagi tujuan klasifikasi fail dan rekod dokumen.
Taklimat Pendigitalan, Unit Pemeliharaan Digital, Seksyen Arkib Digital
Selain dari taklimat, para peserta dibawa ke Seksyen Konsultansi dan Latihan Arkib Negara Malaysia bagi melihat sendiri bagaimana proses pendigitalan dikendalikan oleh pegawai yang bertanggunjawab. Sebanyak lapan (8) mesin pengimbas berteknologi tinggi digunakan untuk tujuan pendigitalan bahan-bahan arkib. Disamping itu, peserta diingatkan untuk memastikan keselamatan sepanjang menjalankan tugas dalam pelupusan dan pendigitalan dokumen dengan memakai sarung tangan yang bersesuaian dan penutup tumudung (penutup mulut dan hidung) atau dikenali sebagai surgical mask/face mask. Selain itu, para peserta dapat pelajari bahawa bilik fail atau bilik yang menyimpan dokumen perlulah berada dalam suhu dan pencahayaan yang sesuai bagi memelihara rekod tersebut.
Lawatan ke Seksyen Konsultansi dan Latihan Arkib Negara Malaysia
Proses Pendigitalan Surat dan Buku
Program lawatan tersebut berjalan selama 3 jam dan tamat pada jam 12.45 tengahari. Lawatan kerja ini dapat memberikan banyak pengetahuan dan pendedahan bagi pengurusan rekod dan pendigitalan dan diharap peserta yang terlibat dapat mempraktikkan di PTJ masing-masing.
Date of Input: 30/04/2019 | Updated: 30/04/2019 | ahmadazlan
Office of The Vice Chancellor,
4th Floor, Canselori Putra,
43400 UPM Serdang,
Selangor Darul Ehsan,
Malaysia
The Vice Chancellor's E-mail: vc@upm.edu.my